システム更改とは？作り直しが必要になるケースと成功のポイント
長年使ってきた社内システムが、業務の足を引っ張る存在になっていませんか。
動作が遅い、改修ができない、担当者しか中身がわからないといった状態は、企業の成長を妨げる大きな要因になります。こうした課題を解決する手段が「システム更改（作り直し）」です。
本記事では、システム更改の基本的な考え方から、実施が必要になるケース、進め方や費用の考え方までを解説します。
システム更改とは
システム更改とは、既存システムを単に入れ替えるのではなく、業務や運用の実態を踏まえて見直し、継続利用を前提に再設計・再構築する取り組みを指します。
長年使われてきた基幹システムや業務システムは、機能追加を繰り返すことで構造が複雑化し、保守性や拡張性が低下しがちです。その結果、業務の変化に対応できなくなったり、改修コストが増大したりする課題が生じます。
こうした状態を解消するために、データ構造や業務フローから見直し、将来の業務にも対応できる形に作り直すのがシステム更改の本質です。単なる延命ではなく、業務とITのズレを解消するための戦略的な再構築といえます。
リプレイスとの違い
システム更改と混同されやすいのが「リプレイス（入れ替え）」ですが、両者は目的と影響範囲が異なります。
リプレイスは、老朽化したシステムを新しい製品やパッケージに置き換えることが主な目的で、業務の進め方は基本的に変えずにIT基盤だけを更新するケースが多くなります。
一方、システム更改は業務プロセスやデータの持ち方まで含めて見直し、より効率的で拡張しやすい形に再設計します。そのため、単なる作り直しではなく、業務改革とセットで進める点が特徴です。
短期的な安定性を重視するならリプレイス、将来の成長やDXを見据えるならシステム更改が適した選択といえるでしょう。
システム更改が必要とされるケース
システム更改が検討される背景には、単なる老朽化だけでなく、業務とシステムのズレが広がっている状況があります。
システム更改が必要とされる、よくあるケースとして以下が挙げられます。
- 属人化の解消
- レガシーシステムの刷新
- 仮システムの本番化
- 時代の変化への対応
それぞれ、詳しく見ていきましょう。
属人化の解消
開発当時の担当者が退職し、設計書や仕様書が十分に残っていないシステムは、属人化が進んだ状態といえます。ちょっとした修正でも「誰も中身がわからない」「影響範囲が読めない」といった不安が生じ、結果として改修が先送りされがちです。こうした状況では、トラブル発生時の対応も遅れ、業務停止などのリスクが高まります。
システム更改では、現行システムの構造や業務フローを整理し直し、ドキュメント化された状態で再構築するため、特定の担当者に依存しない運用体制を作ることができます。これは将来の人員交代や外部委託を見据えたリスク対策にもつながります。
レガシーシステムの刷新
古い言語やフレームワークで作られたレガシーシステムは、技術者の確保が難しく、保守・改修のコストが年々増加する傾向があります。新しい業務要件を追加しようとしても、対応できる人材がいない、あるいは対応に長い時間がかかるといった問題が起こりがちです。また、最新のクラウドサービスや外部システムと連携しにくい点も、事業拡大の足かせになります。
システム更改によって、現代的な技術基盤へ移行することで、開発・保守の効率が向上し、将来的な機能追加や連携も柔軟に行えるようになります。
仮システムの本番化
研究機関や新規事業の現場では、検証や実験目的で作られた仮システムが、そのまま業務の中核として使われ続けるケースが少なくありません。こうした仮システムは、短期間で動かすことを優先して設計されているため、セキュリティや拡張性、運用性が十分に考慮されていないことが多いのが実情です。利用範囲が広がるにつれて、データ管理の不備や処理性能の問題が顕在化し、業務に支障をきたすリスクが高まります。
システム更改によって本番運用に耐えうる設計に作り直すことで、安定した業務基盤を整えることができます。
時代の変化への対応
近年は、個人情報保護やサイバーセキュリティに関する要件が厳格化しており、古いシステムではこれらの基準を満たせないケースが増えています。また、テレワークやクラウド活用といった働き方の変化に対応できないシステムも、業務の足かせになりがちです。こうした外部環境の変化に追随できない状態を放置すると、法令違反や情報漏えいといった重大なリスクにつながります。
システム更改で最新のセキュリティ基準や業務環境に適した構成へ見直すことで、将来にわたって安心して使えるIT基盤を構築できます。
システム更改の主な種類
システム更改にはいくつかの進め方があり、現行システムの状態や目的によって最適な方法は異なります。
大きく分けると、仕様そのものを見直して作り直す「リビルド」と、業務や機能は維持したまま基盤や技術を移行する「マイグレーション」が代表的です。どちらを選ぶかによって、プロジェクトの期間やコスト、業務への影響は大きく変わります。現状の課題が業務プロセスにあるのか、それとも技術基盤にあるのかを見極めたうえで、更改手法を選択することが成功のポイントになります。
リビルド（再構築）
リビルドは、現行システムの仕様や設計を一度白紙に戻し、業務要件を整理したうえでゼロベースから作り直す方法です。長年の改修によって複雑化したシステムや、業務と合わなくなった仕組みを根本から見直したい場合に適しています。
不要な機能を削減し、実際の業務に即したシンプルな構成にできるため、将来的な拡張や運用のしやすさが大きく向上します。一方で、要件定義や設計に時間がかかり、業務変更も伴うため、関係部署との調整や段階的な移行計画が重要になります。
マイグレーション（移行）
マイグレーションは、現在の業務フローや機能を維持しながら、システムの基盤や開発技術だけを新しい環境へ移す方法です。老朽化したサーバーやサポート終了間近のOS、開発言語の問題を解消したい場合に有効で、業務への影響を最小限に抑えながら更改を進められます。
短期間での安定稼働を重視する企業に向いていますが、業務プロセスそのものの課題は残る点には注意が必要です。そのため、将来的に業務改革を視野に入れている場合は、段階的にリビルドへ移行する計画と組み合わせるケースも多くなっています。
システム更改を実施する方法
システム更改は、技術面だけでなく業務理解やプロジェクト管理も求められるため、どの体制で進めるかが成果を大きく左右します。主な選択肢は、自社のエンジニアで進める「自社開発」と、専門会社に委託する「外部ベンダーへの依頼」です。
それぞれにメリットと注意点があり、自社のIT体制やリソース、スケジュールに応じて適切な方法を選ぶことが重要になります。短期的なコストだけでなく、品質や将来の運用まで見据えた判断が求められます。
自社開発
自社開発は、社内のエンジニアが中心となってシステム更改を進める方法です。業務への理解が深いメンバーが直接設計や開発に関われるため、現場に即したシステムを作りやすい点が強みといえます。
また、ノウハウが社内に蓄積されるため、将来的な改修や運用を内製で行いやすくなるメリットもあります。一方で、システム更改は通常の運用業務と並行して進める必要があり、人的リソースやスキルが不足するとプロジェクトが長期化したり、品質が不安定になったりするリスクもあります。大規模な更改では特に注意が必要です。
外部ベンダーへ依頼
外部ベンダーへ依頼する方法は、システム更改の経験や専門知識を持つパートナーと進められる点が大きなメリットです。現行システムの調査や要件整理から設計、開発、移行までを一貫して任せられるため、自社の負担を抑えながら計画的に更改を進めることができます。
また、複数の更改プロジェクトを手がけてきたベンダーであれば、トラブル回避やスケジュール管理のノウハウも期待できます。コストはかかりますが、失敗リスクを抑え、品質とスピードを両立したい企業にとっては現実的な選択肢といえるでしょう。
システム開発の外注については、以下の記事で詳しく紹介しています。
システム開発は外注すべき？メリット・デメリットと判断のポイントを解説
システム更改にかかる費用の考え方
システム更改にかかる費用は一律ではなく、システムの規模や更改方式、要件整理の状況によって大きく変動します。
たとえば、リビルド型で業務から見直す場合は設計や要件定義に時間がかかるため、その分コストも増えやすくなります。一方、マイグレーション型であれば機能を維持したまま基盤を移すため、比較的費用を抑えられるケースもあります。また、現行システムの仕様が整理されていない場合、調査やドキュメント化に追加工数が発生し、見積もりが膨らむ要因になります。
重要なのは、表面的な金額だけでなく、将来の運用コストや拡張性まで含めて総合的に判断することです。
システム更改の基本的な流れ
システム更改を成功させるためには、場当たり的に作り直すのではなく、以下のように段階ごとに整理されたプロセスで進めることが重要です。
- 現状把握
- 要件定義
- 設計
- 開発
- 移行
システム更改の基本的な流れを、各ステップごとに紹介します。
現状把握
現状把握では、現在使われているシステムの構成や機能、業務との関係を整理します。
どの業務でどの機能が使われているのか、どこに問題や非効率があるのかを洗い出すことで、更改の目的が明確になります。設計書が残っていない場合は、ソースコードや実際の操作を確認しながら調査を行う必要があります。
この工程を丁寧に行わないと、後の工程で想定外の仕様や影響範囲が判明し、プロジェクトが混乱する原因になります。
要件定義
要件定義では、将来の業務を踏まえて新しいシステムに求める機能や性能を整理します。
単に現行システムを再現するのではなく、不要な機能を削り、改善すべき点を明確にすることが重要です。業務部門とIT部門が協力し、どの業務をどう支えるかを言語化することで、後工程の設計や開発のブレを防ぐことができます。
ここでの合意形成が、システム更改全体の成否を左右します。
設計
設計工程では、要件定義で決めた内容をもとに、システムの構造や画面、データの持ち方などを具体的に設計します。業務の流れに沿った画面設計や、将来の拡張を見据えたデータ設計を行うことで、使いやすく長く使えるシステムになります。
設計が曖昧なまま開発に進むと、後から大きな修正が必要になるため、この段階での精度が非常に重要です。
開発
開発工程では、設計書に基づいて実際にシステムを構築していきます。
プログラムの作成だけでなく、単体テストや結合テストを通じて、要件どおりに動作するかを確認します。既存システムと並行稼働する場合は、連携部分の検証も欠かせません。品質を確保しながら進めるためには、スケジュールに余裕を持たせ、段階的に確認を行うことが重要です。
移行
移行工程では、既存システムのデータや業務を新しいシステムへ切り替えます。
データ移行の正確さや、切り替え時の業務停止を最小限に抑える計画が求められます。移行後は、実際の業務で問題なく使えるかを確認し、必要に応じて調整を行います。この工程を丁寧に行うことで、新しいシステムを安心して本番運用に移行することができます。
システム更改を成功させるためのポイント
システム更改を成功させるためには、単に古いシステムを新しくするのではなく、「これからどのような業務を実現したいのか」という将来像を明確にしたうえで設計することが重要です。現行業務をそのまま写し替えるだけでは、非効率な運用や属人化の問題が引き継がれてしまいます。そのため、業務フローの整理と優先順位付けを行い、本当に必要な機能に絞った設計が欠かせません。
また、システム更改は技術・業務・プロジェクト管理のすべてが絡む難易度の高い取り組みです。経験豊富なプロに依頼することで、要件の抜け漏れや手戻りを防ぎ、スムーズに更改を進められる可能性が高まります。
システム開発サービスの選び方
システム更改を外部に依頼する場合、どの開発サービスを選ぶかによって結果は大きく変わります。単に価格や開発スピードだけで判断するのではなく、業務理解力と提案力を重視することが重要です。自社の業務や課題をきちんとヒアリングし、現状に合った更改方法を提示してくれるかどうかは、長期的な満足度に直結します。
また、要件定義から設計・開発・運用まで一貫して対応できる体制があるかも確認すべきポイントです。システム更改は途中で方針変更が生じることも多いため、柔軟に対応しながら伴走してくれるパートナーを選ぶことが成功への近道になります。
システム更改・改善は「シルク・ラボラトリ」へ
システム更改は、単なる開発プロジェクトではなく、業務とITの関係を見直す経営課題でもあります。
シルク・ラボラトリでは、現行システムの調査や業務整理から着手し、企業ごとの課題や将来像を踏まえたシステム設計を行っています。仕様書が残っていないレガシーシステムや、属人化した環境であっても、現状を丁寧に把握したうえで最適な更改方法を提案できる点が強みです。
また、要件定義から開発、移行、運用までを一貫して支援するため、社内の負担を抑えながら安全にシステムを作り直すことができます。
自社だけでは進めにくいシステム更改や改善を検討している場合は、ぜひシルク・ラボラトリにご相談ください。
まとめ
システム更改は、古くなったシステムを単に新しくする作業ではなく、業務とITの関係を整理し直す重要な取り組みです。属人化やレガシー化、仮システムの本番化、セキュリティや法対応の遅れなど、さまざまな理由で既存システムは限界を迎えます。その際に、リビルドやマイグレーションといった適切な手法を選び、現状と将来像を踏まえて設計することが重要になります。自社だけでの対応が難しい場合は、業務理解と技術力を備えた外部パートナーの活用も有効です。システム更改をきっかけに、より柔軟で強い業務基盤を整えていきましょう。
